Laskuja sähköpostilla lähetettäessä tulee huomioida seuraavat asiat:
Viestissä ei saa olla vastaanottajana muita osoitteita (To:). Kopio- (Cc:) ja piilokopio (Bcc:) osoitteita saa käyttää varsinaisen vastaanottajan lisäksi.
Viestin otsikkoon tulee kirjoittaa sana “Lasku” / “Faktura” / “Invoice” ja liitteenä olevan laskun numero.
Lähetettävä lasku tulee olla sähköpostin liitteenä PDF-tiedostona. Osa skannauslaitteista liittää PDF:n osaksi sähköpostin tekstiosaa (body), jolloin sitä ei voida käsitellä. Laskun tekstiosassa (body) olevia tietoja ei välitetä eteenpäin.
Yhdessä sähköpostiviestissä saa olla vain yksi PDF-tiedosto, jossa on vain yksi lasku. Jos sähköpostissa on muita tiedostoja, ne lisätään laskulle liitteiksi, mikäli vastaanottaja on valinnut tämän toiminnon. Nämä muut liitteet eivät saa olla PDF-tiedostoja.
Automaattinen kuittaus onnistuneesta vastaanotosta ja PDF-liitetiedoston muototarkistuksesta toimitetaan lähettäjälle. Virhetilanteessa toimitetaan ilmoitus sähköpostitse niin ikään laskun lähettäjälle, jolloin lasku on lähetettävä uudelleen korjattuna.
Laskut perinteisellä postilla:
Hellmanin Konepaja Oy
@helkone.fi@ → (HUOM: tämä on pakollinen tieto paperilaskuilla ja suositeltava sähköpostilaskuilla.)
PL 1000
00781 HELSINKI
Konsernin emoyhtiö
Helkone Group Oy
Y-tunnus 0108649-1
Sienitie 22
00760
Toimitusjohtaja
Anne Nurminen
puh. 010 8365 405
Laskutus:
FI7350000120358162
OKOYFIHH
